L’aideの事務員Sです。
ビジネスの合間のブレークタイムに4つのSTEPであなたのIT不安をちょっと解消するをテーマに発信していきます。
【STEP.２】
知ってると「ちょっと得する」IT活用の裏技をご紹介します。今回は、「大容量データの便利な送り方」です。
目次
１．電子データの成り立ち
私たちが日常よく耳にする「データ容量」ですが、どんなものかイメージすることが少々難しいと感じています。今回は、この「データ容量」という言葉が示す内容を、改めてイメージを持てるように気になる言葉を一つ一つ確認していきたいと思います！
【Byte（バイト）ってなに？】
通常「データ容量」を表す単位として「 Byte（バイト）」という言葉が使われてます。このByte（バイト）ですが、一般的に次の３つの意味で使われています。
①データ容量：スマホなどのデバイス本体に保管できるデータ容量のこと
➁処理速度：ダウンロードにかかる時間やゲーム・動画を表示する滑らかさなど、データ読み込みや送信速度のこと
③データ通信量：通信会社の1ヵ月に使用できる最大通信量のこと
このByte（バイト）のイメージをつかむために、電子データの成り立ちについて、少し理解を深めてみましょう。
電子データの構成には、私たちが普段使い慣れている10進数ではなく、「２進数」が採用されています。「回路がシンプル」になるといった理由から選ばれたようです。コンピュータの設定をするとき、「0と1」という数字だけで、あらゆる動作信号を指示・設定できるのはすごいですね！
【「2進数」と「10進数」】
では、この「2進数」とは、一体どういう数え方なのでしょうか？
「2進数」の場合、２種類の数字しか使わないので、10進数では1桁で表記できるような数字でも、4桁で表記する場合が出てきます。下の図を使って、その仕組みを説明します。
まず、「2進数」の「１」は「２の０乗」のことです。これは、10進数で「１」のことを表します。
ですので、「2進数」の「10」は「２の１乗」のこととなり、10進数で「２」のこととなります。
となると、「2進数」の「100」は「２の２乗」のことで、10進数の「４」となるし、
「2進数」の「1,000」は「２の３乗」のことで、10進数の「８」となります！
このように、全てを「0と1」で表せますが、「２」増加する毎に一桁繰り上がるので、桁数がどんどん増えていきます！
【1Byte（バイト）と1bit（ビット）】
それでは、 Byte（バイト）という単位がどのような大きさなのか、ヒントとなるものを探っていきましょう！
電子データを構成している文字列は、「0と1」の2種類の数字によって構成されているということがわかっています。
この「0と1」で表したデータを構成する最小の単位を 1bit（ビット）という言葉で表し、1b（ビット）のように表記します。
この1bit（ビット）を8つ並べた８bit（ビット）を、1Byte（バイト）といいます。これは半角1文字分の「データ容量」を表しています。ですので、全角1文字の「データ容量」は、倍の２Byte（バイト）ということになり、1６bit（ビット）で構成されている、ということですね。
この1Byte（バイト）は、1B（バイト）のように表記し、「データ容量」を表す際の、最小単位として用いられています。
以下の図でもう少し説明します。
「データ容量」というのは 、「0と1」というデータを構成する1bit（1ビット）という単位をいくつ記憶できるかといった、分量（ボリューム）を、 1Byte（バイト）という単位を目安にして、何倍記憶できるか、といったことを表してます！
この1B（バイト）という言葉を聞いて、その分量（ボリューム）を捉えるのはなかなか難しいですが、このように、文字サイズとして置き換えてみると、少しイメージすることができそうな気がしてきました！
【「キロ」「メガ」「ギガ」「テラ」Byte（バイト）】
以上を踏まえ「データ容量」について、さらにイメージを広げてみましょう。
以下に、日常でよく耳にする「キロバイト」や「メガバイト」などの「データ容量」を、10進数と「2進数」の違いに注意しながら、図に表しました。
この図で注意してほしいところは、数字と単位が示している分量（ボリューム）が、10進数であれば、本来「キロ」や、「メガ」といった単位は、103が「キロ」、106が「メガ」、109が「ギガ」、1012が「テラ」といった数字を意味することになります。しかし、電子データは「2進数」で構成されているため、「キロ」や「メガ」といった単位においても、103ではなく 210、２20、２30、２40、と表記し、その分量（ボリューム）も、1,000倍ではなく1,024倍といった形で展開していきます。
ここまでの説明からイメージできた「データ容量」の分量（ボリューム）を、そっと頭の片隅に持っておいてください。
このあと、次の章では、「大容量データのメール送信」時の注意点をいくつか説明していきます。
２．大容量データのメール送信
ここでは、大容量データをメール送信する際の注意点を3つほど挙げて説明します！
その１．メール送信時の「データ容量」の上限
まずはじめに、メールを送信する際の「データ容量」の上限について確認しましょう！
メール送信時の「データ容量」の上限は、利用するメールサービスやメールサーバー、添付するデータのファイル形式（コンテナ）、メディアによって少しずつ異なります。
たとえば、①Gmailなら25MBまで、➁Yahoo！メールなら25MBまで、③Outlookなら20MBまでといったデータ容量の上限が設定されています。
その２．メール受信時の「データ容量」の上限
つぎに、メールに添付されたデータを受信する際の「データ容量」の上限について説明します。
実は、サーバー側にもデータ容量の上限があり、一般的に３MBが上限となっているサーバーが多いようです。
そのため、メール送信時に添付するデータは、2 MBまでを目安にするのがよいでしょう。
なぜ、３MBではなく2 MBを推奨するのかというと、メール送信時は、データ容量が1.3～1.5倍大きくなるということがわかっているからです。
ビジネスメールにおいてデータを添付する際には、２MBを超えていないかどうか、送信前によく確認しましょう。
その３．各メディアにおける２ＭＢの分量（ボリューム）
では実際に、2MBという「データ容量」が、①音声、➁動画、③画像、④文書の各メディアファイルにおいて、どのような分量（ボリューム）なのか、ファイルの枚数や時間数、ページ数などに換算して確認しましょう！
①音声サイズの目安は、１～1.5hあたり８GBです。２MBを目安にすると、1秒程度までとなります。
➁動画サイズの目安は10分あたり150MBです。２MBを目安にすると、一度に送れるのは10秒程度までとなります。
③画像サイズの目安は、一枚あたり200KBです。また、画像サイズの目安は、480px × 640pxあたり120KBです。２MBを目安にすると、一度に5～10枚までが限度となります。
④文書サイズの目安は、Wordのページ数、文字数に換算します。フォント10.5の文字のみ文書にして、約2,500ページ、370万文字程度です。２MBを目安にすると、一度に送れる文書は、約5,000ページ、740万文字程度までとなります。
このように、２MBという容量（サイズ）を、ファイルの枚数や時間数、ページ数などの具体的な数字にして確認してみると、メディアファイルの種類によって、データの分量（ボリューム）が全く異なっていることがわかります！
おおよそ、④文書＜③画像＜➁動画＜①音声の順にデータの分量（ボリューム）の比重が重いということがわかります。データを送受信、閲覧、ダウンロードする必要が出てきた時には、このことを頭の片隅に入れて、意識しておくとよいでしょう。
特に、➁動画や①音声を添付する際には注意が必要となりそうです！
３．大容量データの便利な送り方
それでは、共有したいデータがメールの送受信の上限を超えてしまった時でも、安心して送付できる方法はあるのでしょうか？メールやサーバーの上限を超えた大容量データを共有する必要がある時に、何とかして共有する裏技には、どんな方法があるのでしょう？
以下に、「データ容量」はそのままで、添付できる「データ容量」の上限自体を引き上げた形で利用できる３つの方法を紹介します。その他、動画専用の共有サービスを加えた形で、おすすめの方法をいくつかご紹介します！
【ファイル転送・送信サービス】5種類、【チャットサービス】3種類、【オンラインストレージ】4種類、その他に【動画共有サービス】2種類ほど共有します。用途や予算に合わせて、吟味してみてはいかがでしょう？
【ファイル転送・送信サービス】
この方法では、各転送サービスが提供するデータファイルの保管場所に「送りたいデータ」をアップロードできます。データをアップロードした際に発行される保管場所のURLを、共有したい相手に添付して、期限内に閲覧したり、ダウンロードしてもらう形式のデータ共有の方法です。
①ギガファイル便：200GBまで
➁FireStrage：2GBまで
③FilePost：3GBまで
④おくりん坊：500MBまで
⑤データ便：500MBまで
【チャットサービス】
この方法では、データを共有したい相手と一緒に各チャットサービスを利用することで、サービス内でチャット形式で気軽にデータファイルを添付することができます。チャットに添付されたデータファイルを閲覧したり、ダウンロードしたり、共有することが可能になります。各サービスの利用条件の違いなども確認して決めるとよいでしょう。
①slack：1GB未満
➁LINE：1GBまで
③chatwork：5GBまで
【オンラインストレージ】
オンラインのストレージサービスを利用する共有方法もあります。この方法では、データをクラウド上に保存して、閲覧・編集・ダウンロードすることができます。アカウント認証やアクセスログの管理、ファイルやフォルダごとの権限付与など、セキュリティを搭載しているサービスもあります。各種サービスによって、設定や機能に違いがあります。格納したファイルの場所を示すURLを共有して、保管管理を行うことができます。
①GoogleDrive：15GBまで
➁Dropbox：2GBまで
③OneDrive：5GBまで
④Box：250MBまで
☆この他に、動画専用のデータ共有サービスがあるので、おすすめのものを２つほどご紹介します！
【動画共有サービス】
①Youtube：128GB（12h）まで
➁Vimeo：500MBまで
いかがでしたでしたか？明日から使える裏技はありましたでしょうか？
隙間時間にこの記事を読んでくださった方のお悩み解消に少しでも役立てていただけたら幸いです。
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